Этот про­граммный продукт создан для автоматизации оперативного и бухгалтерского учета на фирмах, которые занимаются продажей на комиссионной основе туруслуг. Программа адресована менеджерам агентств для оформления заявок туристов и выписки путевок; бух­галтерам, которые ведут финансовый учет в этих фирмах, а также руководителям, нуждающимся в аналитической информации. Программа «1С-Рарус:Турагентство» не является самостоятельной программой и работает в системе программ «1С:Предприятие 7.7» с установленной компонентой «Бухгалтерский учет».

Бухгалтерский учет на участках, не относящихся к специфике работы турфирмы, осуществляется на основе типовой конфигура­ции «Бухгалтерский учет», которая включает в себя также элементы налогового учета и отчетности. Соответственно турагентство может использовать в работе все функции основной программы. Главные возможности блока учета торговли комиссионными услугами в туризме позволяют:с

• вводить справочную информацию о туроператорах, услугах, туристах, гостиницах, транспорте и рекламе;
• учитывать заявки покупателей на турпродукты;
• выписывать путевки разных форм, применяемые в отрасли;
• вести учет бланков путевок по количеству или номерам и сериям.

С помощью программы «1С-Рарус:Турагентство» можно фор­мировать весь пакет первичных документов, необходимых для оформления продаж турпродуктов, а также составлять отчеты для туроператоров, предоставляющих услуги и обслуживающих оформление заявок.

Для аналитического учета деятельности турагентства в про­граммный продукт включен ряд специализированных забалансовых счетов. С их помощью можно отслеживать все стадии прохождения заявок клиентов — от первичного ввода до полного закрытия и отчета туроператору. В этом же блоке учитывается задолженность и поэтапная оплата (как полученная от покупателей, так и упла­ченная туроператору). Оплата возможна в произвольной валюте. Аналитическую отчетность можно получать по платежам, геогра­фическим направлениям, турам, клиентам, их категориям, видам бланков, рекламным источникам и т.д. На основе исходных данных по забалансовым счетам и заявок в любой момент можно создать до­кументы, которые формируют проводки по балансовым счетам.

Работа с клиентами начинается с оформления документа «За­явка на тур», который является основным документом программы. В него вводятся все пожелания клиентов, а также данные о туропе­раторе, плательщике, информация об услугах, сроках и сумме оп­латы. В заявку попадает и дополнительная информация, например, статус заявки, сведения об уведомлении туриста о подтверждении его заявки, график оплаты, дополнительные требования клиента.

Обычно заполненная заявка высылается поставщику туруслуг (в печатной или электронной форме) и после подтверждения на ее основании выписывается одна или несколько путевок. При этом можно вести полный (инвентарный или количественный) учет бланков путевок. В программе предусмотрен специальный отчет, показывающий остатки бланков строгой отчетности на складах.

Отчет «Продажи турпродуктов» показывает поступление пла­ты от клиентов, а также долги турагентства поставщикам конкрет­ных услуг. Отчет может формироваться в одном из двух вариантов, выбираемом пользователем:

• по отгрузкам (данные по бухгалтерскому учету);
• но отчетам комиссионера (данные по оперативному забалан­совому учету).

Сведения об оплате на любой момент можно получить из не­скольких разных отчетов. Например, при помощи отчета «Дол­ги и оплаты туристов» можно проанализировать финансовые показатели деятельности турагентства с точки зрения расчетов с покупателями. Для учета балансовой задолженности клиентов используется накладная «Отгрузка туру слуг». При проведении документа «Заявка на тур» появляется задолженность перед поставщиками услуг. Ее поэтапное погашение проводится по мере формирования документа «Отчет комиссионера». Обычно этот отчет автоматически заполняется всеми необходимыми данными, взятыми из выписанных путевок. Таким образом, «Отчет комисси­онера» содержит также информацию о реализованных путевках.

Данные в основной документ «Заявка на тур» вводятся в боль­шинстве полей путем выбора значений из справочников. Для за­полнения заявки используются справочники «Валюты», «Туристы», «Направления», «Туры», «Контрагенты», «Реклама» и др.

Вкладка «Заявка» содержит несколько областей ввода в таб­личную часть. Некоторые поля стандартны для базовой конфигу­рации, на них мы останавливаться не будем. Группа показателей «Параметры тура» заполняется из справочников «Направления» и «Туры». Для зарубежных поездок направлением является страна. При заполнении данных о покупателе следует помнить, что пла­тельщик и турист — не обязательно одно и то же лицо. Например, за нескольких туристов может заплатить одна организация. Пре­дусмотрены поля «Срок оплаты» — отдельно для покупателя и поставщика тура. Здесь же размещено поле ввода «Реклама», в нем отмечается информационный источник, из которого клиент узнал о турагентстве или предлагаемом туре. Поле «Текущий статус заявки» отражает ее состояние. Значение «Закрыта» показывает, что заявки оплачены и работа с ними вестись больше не будет. Тогда поля и графы этой заявки для редактирования недоступны. После первого проведения (формирования бухгалтерских проводок) статус заявки изменяется на «Подтверждена оператором».

Статус «Оплачена» означает, что полностью погашены две задолженности: покупателя перед турагентством и турагентства перед поставщиком (туроператором). В табличной части данные для заполнения графы «Турист» выбираются из соответствующего справочника. Если там нужной фамилии еще нет, то можно не­медленно ввести ее в справочник. В графе «Сумма» отображается стоимость путевки для клиента, а в графе «Себестоимость» — для турагентства.

В окне «Заявки на тур» предусмотрена также вкладка «Услуги по заявке». Таблица «Услуги туристам» позволяет задавать добавочные платные услуги и расшифровки услуг, входящих в турпакет (они необходимы для заполнения печатных форм путевок и отчетов и выбираются из справочника «Туруслуги»). При этом перечисленные услуги могут относиться ко всем или некоторым туристам, для чего нужно установить флажок напротив фамилии туриста, которому выделенная в данный момент услуга требуется. В табличной части «Заявки на тур» может находиться неограниченное количество строк, соответствующее числу туристов. Предполагается, что все туристы поедут в одном направлении, хотя из-за различия в услугах стоимость путевок для разных туристов может быть не­одинаковой.

При проведении этого документа автоматически формиру­ются бухгалтерские проводки, работающие с забалансовыми счетами группы «Тур». Первые проводки создают задолженность турагентства перед поставщиками, последующие — задолженность плательщиков перед турагентством по каждому туристу. Чтобы увидеть проводки документа, нужно нажать кнопку «Проводки», расположенную на диалоговом окне формы. Все другие документы также формируют требуемые проводки: забалансовые и балансовые. Если документом составляются забалансовые проводки, то он не создает балансовых проводок и наооборот.

После того как заявки отосланы поставщикам (в электронном или печатном виде) и получено подтверждение от туроператоров о том, что заказные туры состоятся, у клиентов можно принимать плату и выписывать им бланки путевок. Обычно они формиру­ются на основании заявок. Благодаря этому многие поля и графы документа «Путевка» оказываются заполненными автоматичес­ки. В окне заполнения путевки расположена специальная группа полей «Параметры бланка путевки». Здесь задаются сведения о бланке строгой отчетности, используемые при печати путевок. Можно выбрать один из типовых бланков, утвержденных в качест­ве унифицированных форм. По умолчанию берется тот бланк, который зафиксирован для данного тура в справочнике «Туры». Установленный флажок «Списать бланк со склада» позволяет автоматически сформировать соответствующую количественную проводку. Для заполнения печатных полей и для ввода на принтер используется кнопка «Путевка». Когда плательщик внес полную стоимость путевки, флажок «Закрыть оплату» следует установить. В этом случае система изменит статус заявки на «Оплачено» или «Частично оплачено».

После получения полной суммы платы за путевки, выданные клиентам, обычно происходит погашение долга туроператорам, которые предоставили туруслуги.

Факт отгрузки туруслуг необходимо отразить в соответствии с российским законодательством на счетах бухгалтерского учета, поэтому остатки и обороты на всех или некоторых забалансовых счетах следует продублировать на балансовых счетах с помощью документа « Отгрузка туруслуг». Этот документ всегда заполняется на основании заявки с переносом из нее всех необходимых данных автоматически. На основании «Отгрузки туруслуг» можно сфор­мировать для покупателя «Счет-фактуру выданную» и в конце отчетного периода можно создать счет-фактуру поставщику на комиссионное вознаграждение.