Вы можете предоставлять своим работникам денежные средства по договору займа. В этом случае с работником заключается письменный договор.

В договоре указываются сумма займа, срок, на который он выдается, а также порядок возврата займа (целиком или частями, вносятся деньги в кассу или сумма займа удерживается из зарплаты и т. д.).

Порядок удержания средств из заработной платы работника также определяется договором. Сумма займа, которая может быть удержана из заработной платы работника, действующим законодательством не ограничена.

Если срок возврата займа в договоре не указан, то работник обязан вернуть деньги в течение 30 дней после того, как вы этого потребуете (ст.810 ГК РФ).

В договоре вы можете предусмотреть, что за пользование займом работник должен уплатить проценты. Как правило, договор займа предусматривает, что проценты выплачиваются ежемесячно, но вы можете установить и любой другой порядок их уплаты.

Сумма займа не облагается налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом и взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний.

Если вы предоставляете беспроцентный заем, а также если сумма процентов по займу, которую должен выплатить работник, ниже 3/4 ставки рефинансирования Банка России (при выдаче займа в рублях) или 9 % годовых (при выдаче займа в иностранной валюте), работник получает материальную выгоду.

Сумма материальной выгоды рассчитывается:

– как разница между процентами, начисленными в размере 3/4 ставки рефинансирования Банка России, и суммой процентов, исчисленных по договору (если заем выдан в рублях);

– как разница между процентами, начисленными из расчета 9 % годовых, и суммой процентов, исчисленных по договору (если заем выдан в валюте).

Материальная выгода облагается налогом на доходы физических лиц отдельно от других видов доходов по ставке 35 %. При исчислении налога сумма материальной выгоды на налоговые вычеты не уменьшается.

Налог на доходы с материальной выгоды работник должен уплачивать самостоятельно. Однако он может поручить уплату налога организации. В этом случае работник должен оформить нотариально заверенную доверенность. В доверенности должно быть указано, что организация выступает в роли налогового представителя работника.

Взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, единым социальным налогом и взносами на обязательное пенсионное страхование материальная выгода не облагается.

Сумма займа, выданного работнику, учитывается на субсчете 73-1 «Расчеты по предоставленным займам». При выдаче займа делается проводка:

Дебет 73-1 Кредит 50-1 (51) – сумма займа выдана работнику из кассы (перечислена с расчетного счета на банковский счет работника).

Проценты, начисленные по займу:

Дебет 73-1 Кредит 91-1 – начислены проценты за пользование займом.

Сумму налога на доходы физических лиц с материальной выгоды, полученной работником, при наличии соответствующей доверенности отражается проводкой:

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц» – налог на доходы физических лиц с суммы материальной выгоды удержан из заработной платы работника.

При удержании суммы займа (процентов по нему) из заработной платы работника:

Дебет 70 Кредит 73-1 – удержана сумма займа (процентов по нему) из заработной платы работника.

Если работник вносит сумму займа (процентов по нему) в кассу или на расчетный счет организации:

Дебет 50-1 (51) Кредит 73-1 – работник внес сумму займа (процентов по нему) на расчетный счет организации.

Пример. 1 января 2006 г. ЗАО «Форум» предоставило своему работнику А.Н. Иванову заем в сумме 15 000 руб. на 9 месяцев.

Согласно договору Иванов должен ежеквартально уплачивать проценты за пользование займом в сумме 375 руб.

Вернуть сумму займа «Форуму» Иванов должен по окончании действия договора.

Удержание и уплату налога на доходы физических лиц с суммы материальной выгоды осуществляет организация на основании доверенности, выданной Ивановым.

Проценты по займу удерживаются из заработной платы Иванова. Оклад Иванова – 6500 руб.

При исчислении налога на доходы физических лиц заработная плата Иванова уменьшается на стандартный налоговый вычет – 400 руб.

Организация уплачивает взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний по ставке 3 %, а единый социальный налог – по ставке 35,6 %.

Предположим, что ставка рефинансирования Банка России – 25 % годовых.

Сумма материальной выгоды, полученной Ивановым за I квартал 2006 г., составит:

15 000 руб. х 25 %: 12 мес. х 3 мес. х 3/4 – 375 руб. = 328 руб.

При выдаче займа Иванову бухгалтер «Форума» должен сделать проводку:

Дебет 73-1 Кредит 50-1

– 15 000 руб. – сумма займа выдана Иванову из кассы.

В марте 2006 г. бухгалтер «Форума» должен сделать проводки:

Дебет 20 Кредит 70

– 6500 руб. – начислена заработная плата Иванову;

Дебет 20 Кредит 69-1

– 195 руб. (6500 руб. х 3 %) – начислен взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

Дебет 20 Кредит 69-1

– 260 руб. (6500 руб. х 4 %) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Фонд социального страхования;

Дебет 20 Кредит 68 субсчет «Расчеты по ЕСН»

– 1820 руб. (6500 руб. х 28 %) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в федеральный бюджет;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по ЕСН» Кредит 69-2

– 910 руб. (6500 руб. х 14 %) – начисленные взносы на обязательное пенсионное страхование зачтены в счет уплаты ЕСН в федеральный бюджет;

Дебет 20 Кредит 69-3

– 234 руб. (6500 руб. х 3,6 %) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в фонды медицинского страхования;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»

– 793 руб. ((6500 руб. – 400 руб.) х 13 %) – удержан налог на доходы физических лиц с заработной платы Иванова;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»

– 115 руб. (328 руб. х 35 %) – удержан налог на доходы физических лиц с материальной выгоды Иванова;

Дебет 73-1 Кредит 91-1

– 375 руб. – начислены проценты по займу;

Дебет 70 Кредит 73-1

– 375 руб. – удержана сумма процентов по займу;

Дебет 70 Кредит 50-1

– 5217 руб. (6500 – 793 – 115 – 375) – выдана из кассы зарплата Иванову.

В июне и сентябре 2006 г. бухгалтер «Форума» сделает аналогичные проводки.

Возврат займа Ивановым по окончании договора бухгалтер отразит так:

Дебет 50-1 Кредит 73-1

– 15 000 руб. – возвращен заем в кассу организации.

Прочие виды удержаний по заявлениям работников. На основании письменных заявлений работников могут производиться и другие удержания из заработной платы (например, в оплату взносов по договору страхования или договору о предоставлении услуг мобильной связи, членские и благотворительные взносы и т. д.).

Сумму платежей, удержанную из заработной платы на основании письменного заявления работника, находить свое отражение по дебету счета 70 в корреспонденции со счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»:

Дебет 70 Кредит 76 – удержаны платежи по заявлению работника.

При перечислении денежных средств получателю делается запись:

Дебет 76 Кредит 51 – перечислены платежи по заявлению работника.

Пример. По заявлению работника ЗАО «Форум» С.С. Петрова из его заработной платы ежемесячно удерживается 900 руб. на оплату услуг мобильной связи. Петрову установлен месячный оклад 6000 руб.

При исчислении налога на доходы физических лиц заработная плата Петрова уменьшается на стандартный налоговый вычет – 400 руб.

Организация уплачивает взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний по ставке 3 %, а единый социальный налог – по ставке 35,6 %.

Бухгалтер «Фоума» должен сделать проводки:

Дебет 20 Кредит 70

– 6000 руб. – начислена заработная плата Петрову;

Дебет 20 Кредит 69-1

– 180 руб. (6000 руб. х 3 %) – начислен взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний;

Дебет 20 Кредит 69-1

– 240 руб. (6000 руб. х 4 %) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в Фонд социального страхования;

Дебет 20 Кредит 68 субсчет «Расчеты по ЕСН»

– 1680 руб. (6000 руб. х 28 %) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в федеральный бюджет;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по ЕСН» Кредит 69-2

– 840 руб. (6000 руб. х 14 %) – начисленные взносы на обязательное пенсионное страхование зачтены в счет уплаты ЕСН в федеральный бюджет;

Дебет 20 Кредит 69-3

– 216 руб. (6000 руб. х 3,6 %) – начислен ЕСН в части, которая подлежит уплате в фонды медицинского страхования;

Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на доходы физических лиц»

– 728 руб. ((6000 руб. – 400 руб.) х 13 %) – удержан налог на доходы физических лиц из заработной платы Петрова;

Дебет 70 Кредит 76

– 900 руб. – удержаны средства из заработной платы Петрова по его заявлению;

Дебет 70 Кредит 50-1

– 4372 руб. (6000 – 728 – 900) – выдана из кассы заработная плата Петрову;

Дебет 76 Кредит 51

– 900 руб. – перечислены денежные средства оператору связи.